Direktionsassitent*in Executive Assistant

Wir suchen eine*n Executive Assistant für das Studio ELMA

Über das Studio ELMA

Sevgiyle yap - Mach's mit Liebe!
Gül ist das Restaurant von Elif Oskan. Bewirtet, nicht bewertet, das ist die türkische Gastfreundschaft, wie sie seit Jahrhunderten gepflegt wird. Uns ist es wichtig, das Traditionelle zu respektieren und gemeinsam in Verbindung mit unserem Erfahrungsschatz eine grenzenlose kulinarische Welt zu schaffen.
Die Arbeit im Gül wird präzise, geschickt und anspruchsvoll - manchmal sogar ein wenig obsessiv. Es wird auch anregend, kreativ und unterhaltsam. Natürlich müssen die Menschen, die wir rekrutieren, Erfahrung haben, aber genauso wichtig ist uns ihre Leidenschaft, Energie und Entschlossenheit.

MARKÜS das neue Restaurant von Markus Stöckle an der Glockengasse 7 in Zürich. Ab September 2026 verbindet Stöckle seine eigenwillige, kreative Küche mit regionalen Produkten, Saisonalität und Techniken wie Fermentation. Dabei treffen vertraute Aromen und traditionelle Elemente auf internationale Einflüsse und überraschende Kombinationen. Das MARKÜS steht für eine persönliche, verspielte Küche, die bewusst Grenzen auslotet und gleichzeitig eng mit den Produkten und ihrer Herkunft verbunden bleib

Über die Position

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine strukturierte, vorausschauende und kommunikationsstarke Persönlichkeit als Executive Assistant. In dieser vielseitigen Funktion unterstützt du unsere Geschäftsleitung und unsere Betriebe im operativen Tagesgeschäft, übernimmst organisatorische Verantwortung und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Management, Mitarbeitenden, externen Partnern und Kunden.

Pensum: 100% im Monatslohn
Eintrittsdatum: Nach Vereinbarung
Arbeitsort: Stadt Zürich

Aufgabenbereiche:

Executive & Management Support

Proaktive Terminplanung sowie Kalender- und Dienstplanmanagement für die Geschäftsleitung
Organisation von Reisen für die Geschäftsleitung und das Team
Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsleitung und der Betriebe
Übernahme von kurzfristigen und vielseitigen Aufgaben, die im Tagesgeschäft anfallen
Selbstständige Priorisierung und Koordination verschiedener Aufgaben und Projekte

HR & Team

Organisation von Geburtstags- und Jubiläumsgeschenken
Pflege des HR-Masterfiles und des Geburtstagskalenders
Unterstützung bei der Ferienplanung
Planung und Koordination von Jahresgesprächen
Organisation von Teamevents, Ausflügen und internen Schulungsformaten wie Food for Thoughts
Allgemeine administrative Unterstützung im HR-Bereich

Office Management & Kommunikation

Betreuung des zentralen E-Mail-Accounts
Professionelle und fristgerechte Bearbeitung bzw. Koordination interner und externer Anfragen
Pflege und Aktualisierung des Adressbuchs
Sicherstellung eines zuverlässigen Informationsflusses innerhalb der Organisation
Koordination mit internen und externen Ansprechpartnern

Marketing & PR

Planung, Produktion und Betreuung von Social-Media-Inhalten
Weiterentwicklung und Erneuerung des Media Kits
Bearbeitung und Koordination von Presseanfragen
Bearbeitung von Kooperationsanfragen
Erstellung und Pflege des Pressespiegels
Unterstützung bei externen Kommunikationsmassnahmen wie Website, Newsletter und Social Media

Events

Du unterstützt bei der Planung und Umsetzung von grösseren internen und externen Events im GÜL & MARKÜS und übernimmst dabei zunehmend eigenständig Verantwortung:
Erste Kommunikation mit Kunden und Erfassung der wichtigsten Eckdaten
Vorbereitung und Durchführung der Events
Erstellung von Offerten & Rechnungen
Koordination aller beteiligten internen und externen Parteien
Sicherstellung eines reibungslosen Informationsflusses
Organisation und Begleitung des gesamten Eventmanagements
Koordination der Kommunikation vor, während und nach dem Event

Dein Profil

Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant, Office Manager, Event Manager oder in einer vergleichbaren Funktion
Ausgeprägtes Organisationstalent und eine sehr selbstständige Arbeitsweise
Du denkst voraus, erkennst Handlungsbedarf und handelst proaktiv
Hohe Diskretion und ein professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen
Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Menschen
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit digitalen Tools und modernen Google-Anwendungen
Freude an einem dynamischen, abwechslungsreichen Umfeld, in dem kein Tag wie der andere ist
Belastbarkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei vielen parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
Hands-on-Mentalität und die Bereitschaft, dort anzupacken, wo Unterstützung gebraucht wird
Erfahrung im Event-, Hospitality-, Gastronomie-, Lifestyle- oder Kreativbereich ist von Vorteil

Dich erwartet

Einen modernen Arbeitsplatz mit einer offenen transparenten Unternehmenskultur
Ein lebhaftes und familiäres Umfeld mit einem jungen, motivierten Team
Ein spannendes Aufgabengebiet mit Gestaltungsfreiraum und Zukunftsaussichten
Die Möglichkeit, sich aktiv und persönlich am Geschäftsalltag und der Unternehmensentwicklung teilzunehmen.