Spécialiste Facturation

L'exactitude des contrats de vente et de leurs factures par le Billing Department permet à l'entreprise de collecter efficacement les revenus de vente. De plus, cela apporte de la prévisibilité pour le Treasury, assurant un flux de trésorerie sain et réduisant les risques financiers. Le Billing Specialist est responsable de la supervision des clients, des contrats de vente, de la facturation et des transactions de crédit/débit pour un portefeuille spécifique couvrant l'Europe et le Moyen-Orient. Ce rôle inclut la création et la maintenance des systèmes clients en collaboration avec les équipes Compliance et Credit Risk, garantissant une configuration appropriée pour les communications automatisées. Ce poste sert de support clé pour le Sales Team en aidant à la saisie des contrats et des promotions dans le système. De plus, il identifie et valide les demandes de correction de factures selon les procédures de l'entreprise, signale les erreurs empêchant l'émission de factures et gère les besoins de facturation ad hoc. Responsabilités principales • Suivre la procédure de création ou de réactivation de client, en s'assurant que les demandeurs ont complété toutes les informations requises. Effectuer les contrôles nécessaires, examiner les détails avec le Sales Team et vérifier les rôles de l'entité de transaction client, de l'entité de facturation/paiement, ainsi que de l'entité de livraison. Garantir l'exactitude des contacts e-mail pour la transmission des factures • Mettre à jour les données du registre des entités et signaler tout problème lié au crédit risk ou à la compliance avant d'activer de nouveaux clients. Mettre régulièrement à jour les dossiers pour désactiver les clients inactifs sur une base annuelle. Examiner les cas impliquant différentes entités de facturation avec les pairs et le Billing Manager • Former et soutenir le Sales Team dans la saisie des transactions dans le portail MCS, en s'assurant que les détails de prix sont conformes aux directives de la direction (bidding sheet approuvée, contrat de vente ou prix spot hebdomadaire par régions et famille de produits). Servir de point de contact principal pour les problèmes liés aux contrats et signaler les problèmes non résolus au Billing Manager avant de les transmettre à l'IT • Examiner les détails des nouvelles Bidding sheets, en garantissant l'exactitude des unités de mesure, des conditions de remise, des dates, des adresses de livraison, de la facturation à, Edocs, EDI, etc. • Assurer le traitement de la facturation en temps opportun une fois les expéditions terminées. Surveiller et signaler les expéditions en transit non confirmées pour comprendre ce qui empêche leur confirmation lors de chaque clôture mensuelle. Communiquer systématiquement les erreurs non résolues au Billing manager • Examiner, approuver ou signaler les transactions de crédit générées par MCS. Examiner les demandes de crédits et débits manuels et les exécuter conformément aux règles de la politique de l'entreprise. Signaler les demandes non conformes avec la documentation appropriée. Vérifier les conditions de support de vente par rapport aux ventes réelles tout au long de l'année, examiner les factures de support de vente de tiers, et documenter et signaler les écarts • Collaborer avec l'équipe en partageant les connaissances et en fournissant des conseils aux collègues. Servir de remplaçant lors des absences de l'équipe et contribuer à l'amélioration des processus • Participer à la mise à jour des SOP's, des formulaires de demande et des processus de reporting de l'équipe Exigences en matière d'éducation et d'expérience • Hautement organisé et soucieux du détail • Approche proactive, dynamique et pratique • Orienté business avec de solides compétences de travail en équipe • Esprit analytique pour identifier les écarts de prix entre le système et l'accord ou l'AP du client, avec la capacité de communiquer clairement les conclusions • Excellentes compétences en communication, avec la capacité de travailler efficacement dans un environnement multiculturel et géographiquement diversifié et de signaler les problèmes critiques si nécessaire • Flexible et capable de s'adapter à un environnement de travail en évolution rapide et à des procédures évolutives • Maîtrise de MS Excel, des systèmes ERP, de la gestion des Master Data, Word, PowerPoint, Outlook, etc.) • Compétences linguistiques : Anglais obligatoire, toute autre langue sera considérée comme un plus Attributs clés • Forte compréhension des factures et de leurs composants • Esprit orienté système – logique ERP, intégrité des données et raisonnement logique • Sens des affaires, compréhension du flux de vente de fruits et des transactions associées • Capacité à équilibrer l'autonomie avec un jugement approprié pour demander du support • Patience et tolérance lors de l'assistance aux utilisateurs du système pour des questions répétitives • Esprit d'équipe, fournissant un soutien lors des absences et contribuant au partage des connaissances Ce que nous offrons : Rémunération et avantages compétitifs Opportunité de travailler dans un environnement dynamique et international au sein de la chaîne d'approvisionnement alimentaire Une culture d'équipe collaborative engagée envers la qualité, la durabilité et la croissance Exposition aux marchés mondiaux et aux processus de commerce international #LI-Onsite Chiquita est une entreprise mondiale de premier plan avec 20,000 employés dans 30 pays. Nous sommes passionnés par nos bananes nutritives, de haute qualité, énergétiques et à valeur ajoutée. Les produits de Chiquita sont vendus dans près de 70 pays à travers le monde. Chiquita Brands International fait croître, s'approvisionne, commercialise et vend des bananes et d'autres fruits frais sous la marque Chiquita et d'autres noms.